Tạo email doanh nghiệp hiệu quả nhất

Email riêng của cá nhân hay dịch vụ email doanh nghiệp đã trở thành một công cụ giao dịch, truyền nhận thông tin gần như không thể thiếu trong giao dịch văn phòng giữa các công ty hay doanh nghiệp hay của cá nhân với nhau hiện đại. Với một số lượng email hàng ngày hay hàng tuần từ công việc lớn nhỏ, email cá nhân, mail quảng cáo… sẽ gia tăng liên tục và liên tục đầy ấp hộp thư của bạn. Vậy thì làm thể nào để quản lý email một cách hiệu quả nhất?

Làm sao để quản lý  một lượng Email khổng lồ một cách hiệu quả?

> > Xem thêm: Tên miền riêng email doanh nghiệp

Công cụ để quản lý Email doanh nghiệp thường dùng là MS Outloook cũng cấp khả năng phân loại tự động khi có email được gửi đến. Đối với chức năng này, trước hết các bạn cần phân loại các email thành nhiều nhóm khác nhau, trong mỗi nhóm bạn tạo một folder cho chúng một cách thật rõ ràng.

VD: Cá nhân:  để lưu các email không liên quan đến công việc của bạn. Công ty: lưu các email giao dịch trong nội bộ. Xếp: lưu các email khi xếp gởi đến. Đối tác: lưu các email của đối tác. Đang giao dịch: lưu các email liên quan đến những việc đang cần phải giải quyết. Dự án ABC: lưu email riêng của từng dự án… và tương tự với các folder đó bạn có thể tạo các Rules một cách tự động phân chia email về dựa vào địa chỉ email hay nội dung của mail hoặc từ khóa trong titlte….

Email cho doanh nghiệp

Khi có những thời gian rảnh rỗi, bạn nên kiểm tra trước xem email đến hộp thư của mình để có một cái nhìn tổng quan hơn và có thể xử lý luôn một số email được xem là không quan trọnng trong thời gian rỗi đó. Cách này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn và nhẹ nhàng hơn khi thực sự ngồi trước máy tính để trả lời các email.

Liên tục kiểm tra các hộp thư có thể khiến bạn mất tập trung và mất thời gian để xử lý công việc hiện tại vì những email mới thường mang lại tới những nhiệm vụ mới có thể cấp bách hơn. Việc này khiến chúng ta bị trì hoãn những email cũ và những danh sách “email chưa đọc” có thể chồng chất lên. Do đó, cách tốt nhất để bạn không bỏ lỡ bất kỳ email là dành một khoản thời gian cụ thể tập trung hoàn toàn vào việc “giải quyết” hộp thư đến của bạn. Việc đánh giá mức độ quan trọng của các email trong doanh nghiệp đôi khi rất cảm tính và chủ quan và nếu thực sự công việc có tính quan trọng thì kèm theo email thường là một cú điện thoại để xác nhận. Vì thế, đừng ngần ngại là có thể bỏ sót một email nào trong buổi làm việc. Điều cần làm là dành ra trong lịch làm việc của đầu buổi sáng, hay đầu buổi chiều để bạn check mail và có phương án giải quyết hợp lý nhất.

Một cách rất đơn giản nhất để tối giản thời gian xem email là bỏ qua những email không có giá trị đối với bạn. Hãy di chuyển chúng vào phần lưu trữ hoặc thậm chí là hãy xóa luôn những email mà ngay từ tên người gửi hay tiêu đề và câu mở đầu chứng tỏ bạn không nên bỏ phí dành thời gian để đọc chúng.

Bạn phải có cách quản lý tài khoản Email doanh nghiệp hiệu quả.

Bạn có thể tiết kiệm thời gian hiệu quả nhất bằng cách trả lời thẳng vào vấn đề chính. Tuy nhiên, khi bạn trả lời một email bạn phải truyền tải đầy đủ các ý kiến của bạn. Việc này phụ thuộc vào chính kỹ năng viết email của bạn. Một số khảo sát về email marketing cũng cho chúng ta thấy tiêu đề email, địa chỉ email cũng là yếu tố quan trọng giúp đánh giá mức độ cần thiết của email doanh nghiệp. Vì vậy, khi trả lời email, bạn cũng cần phải tuân thủ các nguyên tắc phù hợp nhất để tiết kiệm được thời gian cho mình và người đọc. Không nên đặt tiêu đề quá dài chỉ nên gói gọn trong 30-50 ký tự cụ thể nhất định nhất.